Come pianificare un evento aziendale: 4 consigli da sapere

Lavori per un’agenzia eventi a Milano ed hai finalmente l'opportunità di pianificare un grande evento per la tua azienda che lascerà i dipendenti ispirati ed energizzati. È fantastico! Ma se le tue solite responsabilità non includono la pianificazione degli eventi, potresti sentirti sopraffatto. Anche dopo aver letto una guida completa alla pianificazione di eventi aziendali, potresti decidere che lavorare con un organizzatore di eventi professionale ti darà la flessibilità di concentrarti sul quadro generale e lasciare che qualcun altro gestisca i dettagli essenziali. Vuoi imparare a pianificare un evento aziendale con l'aiuto di un pianificatore esterno? Continua a leggere!

L’organizzazione di eventi aziendali i sono un'ottima scelta per molti eventi aziendali. Portano anni di esperienza e sanno molto sugli ostacoli che possono sorgere durante il processo di pianificazione. Lavorando con un team di specialisti della pianificazione di eventi aziendali, avranno già un elenco di partner fornitori controllati e team consolidati necessari per portare a termine il lavoro. Avranno la capacità di avere un maggiore controllo dei costi, delle tempistiche e della qualità, con una vasta conoscenza e saggezza riguardo alle ultime tendenze, ai luoghi più recenti, ai segreti per risparmiare sul budget e ai dettagli di cui potresti non essere a conoscenza.

Scopri come pianificare un evento aziendale con questi 4 suggerimenti:

Conosci gli obiettivi del tuo evento aziendale.

Per organizzare un evento di successo, devi prima sapere che aspetto ha il successo. Cosa si aspetta la leadership da questo evento? Quali caratteristiche faranno concordare tutti che l'evento ha avuto successo?

Gli eventi aziendali di solito si concentrano su un obiettivo principale. In genere sono tenuti a comunicare un messaggio o ad aumentare un comportamento all'interno dell'organizzazione. Sono un ottimo modo per aumentare il morale dell'azienda, trasmettere un nuovo messaggio o condividere informazioni preziose.

Crea un piano per eventi aziendali

Dopo aver deciso l'obiettivo principale dell'evento, puoi iniziare a pianificare. Anche se stai assumendo aiuto, crea un breve piano che delinea le informazioni più importanti sull'evento. Dovrebbe includere:

• Scopi e obiettivi dell'evento;

• Messaggi che desideri condividere;

• Il tuo pubblico e il numero di partecipanti;

• Formato e tema dell'evento

• Budget dell'evento: utilizza questo stimatore dei costi per assistenza!

• ROI previsto (e metriche pertinenti da misurare)

Dettagli come il luogo dell'evento, la tecnologia, i fornitori, il cibo e le bevande, l'intrattenimento e altri aspetti logistici dell'evento possono essere esclusi da questo piano iniziale. Il pianificatore che assumi si farà carico di molte di queste cose. L'obiettivo di questo piano iniziale è trasmettere la tua visione dell'evento e ciò che vorresti realizzare.

Comunica il quadro generale.

Il tuo obiettivo principale come rappresentante dell'azienda per l'evento è trasmettere informazioni sull'azienda all'organizzatore. Gli organizzatori di eventi probabilmente non sanno molto in anticipo sulla tua azienda e sulla sua cultura. Sei la migliore fonte di informazioni che hanno. Cerca di dare all'organizzatore una buona idea della storia dell'evento, degli obiettivi che la leadership ti ha comunicato e di qualsiasi pensiero sull'atmosfera generale dell'evento.

Immaginate un incontro formale per trasmettere gli obiettivi strategici dell'azienda per l'anno? O è un ritiro in cui i dipendenti possono rilassarsi ed essere ricompensati per i loro sforzi? È utile fare un po 'di lavoro di preparazione in anticipo pensare a come sarà un evento di successo e scrivere i tuoi pensieri. Puoi anche includere alcune immagini per ispirare il pianificatore. Più chiara è la tua visione, più facile sarà per il pianificatore aiutarti a creare un grande evento.

Decidi ruoli e responsabilità.

Sebbene il pianificatore gestisca molti dettagli, probabilmente si rivolgeranno a te per alcune cose. Nel tuo primo incontro, chiedi cosa hanno bisogno da te e come puoi contribuire al meglio a creare un grande evento. Apprezzeranno la tua previdenza e la tua disponibilità ad aiutare. Fai sapere al pianificatore su quali risorse interne puoi fare affidamento, che si tratti di persone specifiche disponibili per aiutare o di reparti.

Probabilmente sarai incaricato di comunicare con i partecipanti prima dell'evento, collaborare con la leadership aziendale sui progressi della pianificazione e guidare la strategia generale per l'evento. Oltre a ciò, i compiti che svolgi dipendono in gran parte da te. Se c'è qualcosa che vuoi assolutamente fare da solo, o qualcosa che sai essere al di là delle tue capacità, questo è un buon momento per farlo sapere al pianificatore. Non aver paura di parlare. L'obiettivo finale del pianificatore è assicurarsi che tu e l'azienda siate soddisfatti dell'evento.