5 consigli per organizzare un evento di successo

Ti sei mai trovato ad organizzare un evento? Sai che non tutto è pianificato e devi affrontare varie sfide. Quando ho organizzato il mio primo evento, mi è stato detto della regola “The Funny Duck Face”. Questa regola afferma che all'esterno dovresti apparire calmo e pacifico. Ma in effetti stai fremendo energicamente. Tuttavia, nessuno dovrebbe scoprirlo. Ad oggi, credo ancora che questa sia la regola più preziosa in tema di organizzazione eventi a Milano o in qualsiasi altra città chic.

1. Definire lo scopo e il format

Sembra abbastanza ovvio, ma vale la pena approfondire questa problematica. Formula il tuo obiettivo nel modo più specifico possibile: vuoi trasmettere conoscenza ai partecipanti; esprimere gratitudine ai partner; raccogliere fondi per un progetto o offrire agli ospiti piacere estetico? Il formato dell'evento dipenderà dalla risposta: concetto, tempistica e durata, distribuzione dei ruoli all'interno della squadra, disposizione della sala, catering e sound.

Cerca di non rimanere bloccato nei format tradizionali. Dai un'occhiata a "unconference", PechaKucha, formato TED, brunch tematici, eventi online, eventi all'aperto. Ciò che conta è che il tuo formato ti aiuta a raggiungere l'obiettivo dell'evento.

2. Presta sufficiente attenzione alla pianificazione

Il piano dovrebbe includere logistica, contenuto e promozione dell'evento. Crea un documento disponibile per l'intero team in cui ciascun membro viene messo al corrente sui compiti degli altri e il quadro generale. Innanzitutto, prepara un elenco delle attività principali, quindi approfondiscili nel modo più dettagliato possibile sotto forma di passaggi specifici che devono essere completati. È importante designare la tempistica nel piano: il tempo necessario per completare un'attività. È spesso sottovalutato e la preparazione procede più lentamente del previsto

3. Elaborare il budget tenendo conto di situazioni imprevedibili

Stila un elenco di attività e gestiscile in base al tuo budget. Vale la pena di considerare un piano di riserva in caso di situazioni imprevedibili. Ad esempio la pioggia durante un evento all’aperto. Meglio pensare a queste situazioni in anticipo ed essere preparati dal punto di visto economico. 

4. Il diavolo è nei dettagli

Se vuoi sorprendere piacevolmente i tuoi ospiti, pensa a tutto nei minimi dettagli: come si presenteranno, chi saluterà i partecipanti e come, quale musica verrà riprodotta, realizzare un angolo fotografico interessante, come appariranno le tue presentazioni e come vestirà il tuo staff, cosa farete durante le pause.

Cerca di sorprendere le persone e creare l'effetto wow, superando le loro aspettative nelle cose più ordinarie. Questo è esattamente l’atmosfera che bisogna creare durante un evento.

5. Controllare la posizione e disporre di un piano B

Controlla sempre la location di persona già nella fase di selezione. Nel momento più inaspettato si potrebbe scoprire che l'aria condizionata non funziona correttamente nella hall, non ci sono servizi igienici per disabili o l'attrezzatura non passa dalla porta. Pertanto, controllare tali problemi in anticipo.

Potresti pensare che una situazione del genere non ti accadrà, ma è sempre meglio avere un piano B.